Quand utiliser cette lettre
Un contrat de travail de durée indéterminée peut, en droit suisse, être résilié par chaque partie sans motif particulier; cette liberté est le point de départ de l'art. 335 CO. Ce modèle en est le versant employeur: une lettre de résiliation ordinaire qui respecte le délai de congé, nomme la date de fin et règle sur la même page les vacances, le décompte final et le certificat de travail.
Il ne vaut que pour la résiliation ordinaire. La résiliation immédiate pour justes motifs est un autre instrument, aux conditions nettement plus strictes, et déguiser l'une en l'autre crée précisément le litige que la lettre doit éviter. Ce n'est pas non plus une convention de départ: mettre fin aux rapports de travail d'un commun accord passe par un document négocié, avec ses propres règles.
Le moment est le piège
La lettre est la partie facile; la plupart des congés qui tournent mal échouent sur le moment. Après le temps d'essai, la loi protège l'employé contre le congé pendant certaines périodes: incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident, grossesse et période qui suit l'accouchement, service obligatoire, notamment. Un congé donné pendant une telle période de protection est nul et doit être répété; un congé donné avant le début de la période est suspendu, et la date de fin se décale. La durée de la protection est échelonnée selon les années de service; vérifiez donc le cas concret plutôt que de vous fier à une règle approximative.
Le second piège est le motif. Il n'en faut aucun, mais certains sont abusifs: résilier parce que l'employé a fait valoir de bonne foi des prétentions, ou en raison d'une caractéristique personnelle, expose l'entreprise à une indemnité selon l'art. 336 CO, même si le congé reste valable. Si la lettre suit un conflit ou une plainte, ce contexte mérite un examen sévère avant l'envoi.
La réception décide de la date
Un congé produit effet lorsqu'il parvient à l'employé, pas lorsque vous le postez. En fin de mois, cette distinction peut décaler la date de fin d'un mois entier. Le recommandé fournit la preuve; la remise en mains propres contre copie signée fournit la certitude.
La manière compte aussi. Le devoir de l'employeur de protéger la personnalité de l'employé (art. 328 CO) s'étend à la manière de licencier: annoncez le congé en tête-à-tête, et laissez la lettre, pas l'entretien, porter les formalités.
Les motifs: préparés, pas livrés d'avance
La lettre ne donne volontairement aucun motif. Si l'employé le demande, vous devez motiver le congé par écrit; cette obligation figure elle aussi à l'art. 335 CO. Rédigez cette motivation avant de résilier, restez factuel, et assurez-vous qu'elle corresponde à ce que vous diriez dans un litige. Des motifs reconstruits après coup sont la voie classique par laquelle un congé défendable devient un congé coûteux.
La lettre, partie par partie
Le document se termine par une annexe de points de contrôle (périodes de protection, motifs, notification, caractère abusif) que vous supprimez avant l'envoi. La lettre elle-même compte cinq parties porteuses.
Délai de congé et date de fin
La lettre nomme le délai de congé et la date de fin concrète. Le délai résulte du contrat ou, si celui-ci est muet, de l'échelle légale de l'art. 335c CO, qui croît avec les années de service et court jusqu'à la fin d'un mois. Calculez la date de fin à partir de la réception, et indiquez le délai et la date: n'en nommer qu'un invite à la dispute sur l'autre.
Vacances et soldes d'heures
Le solde de vacances est pris pendant le délai de congé dans la mesure où l'exploitation le permet; ce qui ne peut pas être pris est payé avec le dernier salaire. Dites ce qui vaudra et planifiez tôt. Savoir si l'employé pouvait réellement prendre des vacances tout en cherchant un emploi est un classique des litiges de fin de rapports de travail.
Décompte final
À la fin des rapports de travail, les créances qui en découlent deviennent exigibles, dans le cadre de l'art. 339 CO. La lettre annonce le décompte final avec le dernier salaire: treizième salaire pro rata, commissions, solde de frais. L'annoncer vous oblige à l'établir, et c'est exactement le but.
Certificat de travail
L'employé a droit à un certificat de travail complet ou, s'il le préfère, à une simple attestation (art. 330a CO). La lettre le propose d'elle-même. Ayez un projet prêt pour le dernier jour de travail; un certificat qui arrive des mois plus tard est un message en soi.
Restitution et personne de contact
La lettre demande la restitution du matériel de l'entreprise au plus tard le dernier jour de travail et désigne une personne pour les questions. Les deux relèvent de la logistique, et les deux évitent l'effilochage: un ordinateur portable réclamé six semaines plus tard et trois personnes donnant trois réponses sur le décompte final, c'est ainsi qu'un départ propre tourne à l'aigre.