Quand utiliser ce modèle
Utilisez-le lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise et doit recevoir un certificat complet, ou lorsqu'il en demande un en cours de route. Selon l'art. 330a CO, le travailleur peut demander en tout temps un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail ainsi que sur ses prestations et sa conduite. Le droit n'exige aucun motif et ne s'éteint pas avec le dernier jour de travail: d'anciens collaborateurs peuvent revenir longtemps après leur départ, pour un certificat ou pour un certificat corrigé.
Le choix entre le certificat complet et la simple attestation de travail appartient à l'employé, pas à vous. S'il demande une attestation limitée à la nature et à la durée des rapports de travail, établissez exactement cela. La forme courte n'est pas une sanction; les employés la choisissent quand une appréciation complète en dirait moins que le silence.
Le même modèle sert de certificat intermédiaire pendant les rapports de travail, typiquement avant un changement de supérieur ou une restructuration. Passez au présent et supprimez les éléments d'adieu; la structure demeure.
Véridique et bienveillant à la fois
Un certificat de travail suisse a deux devoirs qui tirent en sens contraire. Il doit être véridique: exact et complet sur tout ce dont un lecteur a besoin pour se faire une image d'ensemble, car le prochain employeur s'y fie. Et il doit être bienveillant, écrit pour favoriser l'avenir professionnel de l'employé, expression du devoir de protection de la personnalité que l'art. 328 CO impose à l'employeur. Presque tous les litiges sur un certificat se jouent dans l'espace entre ces deux devoirs.
La règle de travail: un fait entre dans le certificat lorsqu'il caractérise les rapports de travail dans leur ensemble. Un incident isolé ne le fait pas. Une maladie non plus, sauf si elle a marqué les rapports de travail eux-mêmes. Tout ce qui touche à la vie privée ou à des caractéristiques protégées reste dehors. Si un élément négatif a réellement marqué le bilan, dites-le clairement et loyalement au lieu de le suggérer.
Les codes relèvent du folklore, les gradations sont réelles
Vous avez peut-être entendu parler d'un code secret où des mots aimables signifient leur contraire. N'écrivez pas dans ce code. Un certificat dont la surface dit une chose pendant que les initiés en lisent une autre n'est ni véridique ni bienveillant, et il ne résistera pas à une contestation. Ce qui est réel, c'est autre chose: les lecteurs expérimentés pèsent les gradations. L'échelle de satisfaction du paragraphe sur la prestation, la présence de «en tout temps» dans la phrase sur le comportement, le fait que la fin remercie, regrette et souhaite. Écrivez donc délibérément. Choisissez la gradation que vous pouvez défendre, gardez la formule finale cohérente avec l'appréciation, et acceptez qu'un certificat volontairement pâle soit parfois le certificat honnête.
Le certificat, partie par partie
Identification de l'employé
Le certificat s'ouvre sur le nom, la fonction et la période d'emploi, avec la date de naissance comme espace réservé facultatif pour une identification sans équivoque. Si la fonction a changé au fil des ans, indiquez les étapes avec leurs dates; une promotion fait partie du bilan et parle en général pour l'employé.
Fonction et responsabilités
Un court paragraphe et une liste à puces décrivent ce que le poste recouvrait réellement. Écrivez assez concrètement pour qu'une personne extérieure puisse évaluer le niveau de responsabilité. Cette partie est du pur fait; la gonfler ne rend service à personne, car l'appréciation qui suit se mesure à elle.
Appréciation de la prestation
Un paragraphe apprécie la qualité, la quantité et l'engagement, avec des gradations à choisir pour chaque élément. C'est ici que vous écrivez la note: «à notre entière satisfaction» et «à notre plus entière satisfaction» se lisent comme des notes différentes, et le modèle place le choix entre crochets pour que vous le fassiez consciemment plutôt que par habitude.
Comportement
La phrase sur le comportement couvre les supérieurs, les collègues et la clientèle, les trois à dessein. Omettre un groupe se lit comme une affirmation sur cette relation; n'en nommez donc moins que si vous le voulez vraiment.
Motif du départ
Le modèle énonce le motif de manière neutre, en espace réservé: à sa demande, d'un commun accord, à la suite d'une restructuration. Si l'employé préfère qu'aucun motif ne figure, omettez-le; un motif neutre ou absent est standard et ne surprend personne.
Formule finale et signature
Remerciements, regrets et bons vœux ferment la lettre, et les lecteurs traitent cette formule comme une partie de l'appréciation; la remarque insérée dans le document le signale précisément. Le certificat porte le lieu et la date, et la signature d'une personne autorisée à représenter l'employeur, en règle générale le supérieur direct ou la direction des ressources humaines; un certificat signé par quelqu'un qui n'a jamais travaillé avec l'employé ne convainc personne.