Wann Sie diese Vorlage verwenden
Verwenden Sie sie, wenn eine mitarbeitende Person austritt und ein Vollzeugnis erhalten soll, oder wenn sie unterwegs eines verlangt. Nach Art. 330a OR kann die mitarbeitende Person jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten ausspricht. Der Anspruch braucht keinen Grund, und er erlischt nicht mit dem letzten Arbeitstag: Ehemalige können lange nach dem Austritt zurückkommen, für ein Zeugnis oder für ein korrigiertes.
Die Wahl zwischen Vollzeugnis und blosser Arbeitsbestätigung liegt bei der mitarbeitenden Person, nicht bei Ihnen. Verlangt sie eine Bestätigung, die sich auf Art und Dauer beschränkt, stellen Sie genau das aus. Die Kurzform ist keine Sanktion; Mitarbeitende wählen sie, wenn eine volle Beurteilung weniger sagen würde als das Schweigen.
Dieselbe Vorlage dient als Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses, typischerweise vor einem Wechsel der vorgesetzten Person oder einer Reorganisation. Wechseln Sie in die Gegenwartsform und lassen Sie die Abschiedselemente weg; die Struktur bleibt.
Wahr und wohlwollend zugleich
Ein Schweizer Arbeitszeugnis hat zwei Pflichten, die gegeneinander ziehen. Es muss wahr sein: zutreffend und vollständig in allem, was eine Leserin für ein Gesamtbild braucht, denn die nächste Arbeitgeberin verlässt sich darauf. Und es muss wohlwollend sein, weil es das berufliche Fortkommen fördern soll: ein Ausdruck der Pflicht der Arbeitgeberin nach Art. 328 OR, die Persönlichkeit der Mitarbeitenden zu achten und zu schützen. Fast jeder Streit um ein Zeugnis wird im Raum zwischen diesen beiden Pflichten ausgetragen.
Die Arbeitsregel: Tatsachen gehören ins Zeugnis, wenn sie das Arbeitsverhältnis als Ganzes prägen. Ein einmaliger Vorfall tut das nicht. Eine Krankheit auch nicht, ausser sie hat das Arbeitsverhältnis selbst geprägt. Alles, was das Privatleben oder geschützte Merkmale berührt, bleibt draussen. Hat etwas Negatives die Bilanz wirklich geprägt, sagen Sie es klar und fair, statt es anzudeuten.
Codes sind Folklore, Abstufungen sind real
Vielleicht haben Sie vom Geheimcode gehört, in dem freundliche Worte ihr Gegenteil bedeuten. Schreiben Sie nicht in ihm. Ein Zeugnis, dessen Oberfläche eines sagt, während Eingeweihte anderes lesen, ist weder wahr noch wohlwollend, und es übersteht keine Anfechtung. Real ist etwas anderes: Erfahrene Leserinnen wägen Abstufungen. Die Zufriedenheitsskala im Leistungsabsatz, ob «stets» im Verhaltenssatz steht, ob der Schluss dankt, bedauert und wünscht. Schreiben Sie also bewusst. Wählen Sie die Abstufung, die Sie verteidigen können, halten Sie die Schlussformel konsistent zur Beurteilung, und akzeptieren Sie, dass ein bewusst blasses Zeugnis manchmal das ehrliche ist.
Das Zeugnis, Teil für Teil
Identifikation der mitarbeitenden Person
Das Zeugnis beginnt mit Name, Funktion und Anstellungsdauer, mit dem Geburtsdatum als optionalem Platzhalter für die eindeutige Identifikation. Hat sich die Funktion über die Jahre geändert, führen Sie die Stationen mit Datum auf; eine Beförderung gehört zur Bilanz und spricht meist für die Person.
Funktion und Aufgaben
Ein kurzer Absatz und eine Aufzählung beschreiben, was die Stelle tatsächlich umfasste. Schreiben Sie konkret genug, dass eine fremde Person das Verantwortungsniveau einschätzen kann. Dieser Teil ist reine Tatsache; ihn aufzublasen hilft niemandem, denn die folgende Beurteilung wird an ihm gemessen.
Leistungsbeurteilung
Ein Absatz beurteilt Qualität, Quantität und Einsatz, mit Platzhalter-Abstufungen für jedes Element. Hier schreiben Sie die Note: «zu unserer vollen» und «zu unserer vollsten Zufriedenheit» werden als verschiedene Noten gelesen, und die Vorlage zwingt die Wahl in Klammern, damit Sie sie bewusst treffen statt aus Gewohnheit.
Verhalten
Der Verhaltenssatz erfasst das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie der Kundschaft, alle drei mit Absicht. Eine Gruppe wegzulassen wird als Aussage über dieses Verhältnis gelesen; nennen Sie also weniger nur, wenn Sie es auch meinen.
Austrittsgrund
Die Vorlage nennt den Grund neutral als Platzhalter: auf eigenen Wunsch, im gegenseitigen Einvernehmen, infolge einer Reorganisation. Zieht die mitarbeitende Person gar keinen Grund vor, lassen Sie ihn weg; ein neutraler oder fehlender Grund ist Standard und fällt nicht auf.
Schlussformel und Unterschrift
Dank, Bedauern und gute Wünsche schliessen den Brief, und Leserinnen behandeln diese Formel als Teil der Beurteilung; der Hinweis im Dokument markiert genau das. Das Zeugnis trägt Ort und Datum und die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person, in der Regel der direkten vorgesetzten Person oder der HR-Leitung; ein Zeugnis, das jemand unterschreibt, der nie mit der Person gearbeitet hat, überzeugt niemanden.