Anwaltsgeheimnis in internen Untersuchungen: schneller verloren als gedacht

Unternehmen, die eine interne Untersuchung in Auftrag geben, gehen meist davon aus, die Akte sei in einem starken, rechtlichen Sinn vertraulich: Bericht, Befragungsnotizen und die E-Mails darum herum könnten ihnen nicht aus der Hand gezwungen werden. In der Schweiz verdient diese Annahme eine genaue Prüfung. Schutz existiert — aber er ist enger, als die meisten Führungskräfte erwarten, er hängt von Entscheidungen am Anfang ab, und er erodiert durch Alltagsverhalten: eine weitergeleitete E-Mail hier, eine Zusammenfassung für den Verwaltungsrat dort.

Der Schweizer Ausgangspunkt: der geschützte Kanal läuft über externe Anwälte

Auf der Ebene des Rahmens gilt: Der starke Schutz knüpft an das klassische Anwaltsverhältnis an. Die Kommunikation mit externen, im Register eingetragenen Anwältinnen und Anwälten untersteht dem Berufsgeheimnis, und Arbeitsprodukte aus der berufsspezifischen Tätigkeit — Rechtsberatung und Vertretung — geniessen entsprechenden Schutz vor erzwungener Herausgabe.

Unternehmensjuristen hatten historisch keinen gleichwertigen Schild. Die revidierte Schweizer Zivilprozessordnung hat ihre Position verbessert: In Zivilverfahren kann ein Unternehmen die Herausgabe der Arbeit seines Rechtsdiensts unter bestimmten Voraussetzungen verweigern — im Kern dort, wo die Tätigkeit als berufsspezifisch anwaltlich gälte und der Rechtsdienst fachlich anwaltlich geführt wird. Das ist ein echter Fortschritt — und ein begrenzter. Er ist an bestimmte Verfahrensarten geknüpft, an Voraussetzungen gebunden und macht aus dem Rechtsdienst keine externe Kanzlei. Ausserhalb der Schweiz wenden ausländische Gerichte und Behörden ihre eigenen Regeln an, und mehrere wichtige Rechtsordnungen behandeln interne Kommunikation noch deutlich strenger.

Eine weitere Grenze ist wesentlich: Geschützt ist die berufsspezifische Tätigkeit der Anwältin, nicht alles, was eine Anwältin berührt. Ein bestehendes Geschäftsdokument wird nicht dadurch geschützt, dass man es an die Kanzlei mailt. Und eine Sachverhaltsermittlung, die wie eine Management- oder HR-Übung mit juristischer Tapete aussieht, kann genau als das behandelt werden.

Wer die Untersuchung mandatiert, entscheidet viel

Die Schutzanalyse beginnt beim Mandat. Eine Untersuchung, die der Verwaltungsrat oder der General Counsel in Auftrag gibt, externen Anwälten überträgt und schriftlich als Rechtsberatung zur rechtlichen Exponierung des Unternehmens rahmt, steht auf dem stärksten verfügbaren Fundament. Eine Untersuchung, die organisch wächst — HR beginnt zu suchen, Compliance kommt dazu, in Woche drei wird eine Kanzlei ins CC gesetzt —, steht auf dem schwächsten. Dokumente, die vor der Mandatierung entstanden sind, werden nicht rückwirkend geschützt.

Deshalb gehört die Frage "sollen wir externe Anwälte beiziehen, und wann?" in die ersten 48 Stunden. Ob die Antwort Ja lautet, hängt von den Umständen ab — Schwere, mögliche Verfahren, Beteiligte. Aber gestellt werden muss die Frage, solange die Akte noch klein ist.

Wo das Geheimnis tatsächlich stirbt: in der Verteilung

In der Praxis verlieren Untersuchungsakten ihren Schutz weniger durch juristische Argumente als durch Verteiler. Vertraulichkeit ist ein tragendes Element: Was breit geteilt wurde, lässt sich schwer als geheim verteidigen. Die üblichen Fehlermuster sind banal.

• Der Bericht geht "aus Transparenzgründen" an eine breite Managementliste.
• Detaillierte Feststellungen werden in Verwaltungsratsprotokolle übernommen, die ihrer eigenen Offenlegungslogik folgen.
• Die Akte wird mit Revisionsstelle, Versicherern oder Beratern geteilt, ohne zu bedenken, was das für die Vertraulichkeit andernorts bedeutet.
• Auszüge zirkulieren weiter — ohne Kontext und ohne Hinweis darauf, dass es sich um Rechtsberatung handelte.

Die Offenlegung gegenüber einer Behörde verdient eine eigene Entscheidung. Kooperation kann die richtige Strategie sein, und in manchen Konstellationen bedeutet sie faktisch, die Akte zu öffnen. Aber das sollte eine bewusste, mit den Anwälten abgewogene Wahl sein — im Wissen darum, was die Offenlegung in jedem anderen Forum bewirkt —, nicht die zufällige Folge von Hilfsbereitschaft.

Praktische Regeln, die tragen

Nichts davon verlangt exotische Vorkehrungen — es verlangt Disziplin ab Tag eins.

• Schriftlich mandatieren, mit ausgewiesenem rechtlichem Zweck, vom Verwaltungsrat oder General Counsel an die Kanzlei.
• Die Kommunikation der Untersuchung über die Anwälte führen und den Arbeitskreis klein und namentlich definiert halten.
• Fakten von Beratung trennen. Geschäftsdokumente sind, was sie sind; Schutz kann an der Analyse ansetzen.
• Befragungsnotizen durch die Anwälte oder für sie erstellen lassen, als Teil des Mandats — nicht als HR-Protokoll.
• Dokumente korrekt kennzeichnen — im Wissen, dass Kennzeichnungen einen Schutzanspruch stützen, aber nie begründen.
• Die Verteilung des Schlussberichts festlegen, bevor er existiert: wer ihn erhält, in welcher Form, und was der Verwaltungsrat anstelle eines weitergeleiteten PDFs bekommt.

Für das am wenigsten schützende Forum planen

Hat eine Angelegenheit irgendeine grenzüberschreitende Dimension — eine ausländische Muttergesellschaft, eine ausländische Aufsicht, offenlegungsfreundliche Gerichte —, lautet die sichere Planungsannahme: Die Akte wird nach dem am wenigsten schützenden anwendbaren Regime beurteilt. Was das für Ihre Struktur bedeutet, hängt ganz von den Umständen ab — und es ist eine der Fragen, die eine Anwältin beantworten sollte, bevor das erste Dokument geprüft wird, nicht nachdem der Bericht geschrieben ist. Wenn Sie eine Untersuchung aufsetzen und die Vertraulichkeitsarchitektur von Anfang an richtig bauen wollen, sprechen Sie mit uns.