Wirtschaftsstreitigkeiten beginnen selten mit einer Klageschrift. Sie beginnen mit einem Mahnschreiben, einer unbezahlten Rechnung mit angehängter Begründung oder einer Projektsitzung, in der plötzlich jedes Wort gewogen wird. Lange bevor Anwälte mandatiert sind, existieren die Unterlagen, die den Fall entscheiden werden, bereits — in Postfächern, Chatverläufen, geteilten Laufwerken und Backup-Zyklen. Und ein Teil davon wird genau jetzt planmässig gelöscht.

Darum geht es bei der Beweissicherung. Sie ist keine Discovery nach amerikanischem Vorbild — die kennt der Schweizer Zivilprozess nicht. Sie ist einfacher: Ab dem Moment, in dem ein Streit absehbar ist, hören Sie auf zu vernichten, was Beweismittel werden könnte — für Sie oder für die Gegenseite.

Warum Routinelöschung ihren Charakter ändert

Jedes Unternehmen löscht Daten, und das ist richtig so. Aufbewahrungsrichtlinien, Postfachlimiten, Chat-Aufbewahrungsfristen und periodische Aufräumaktionen sind legitime Governance. Ihr rechtlicher Charakter ändert sich aber in einem bestimmbaren Moment: sobald ein konkreter Streit absehbar wird. Von da an sieht Löschen nach Richtlinie schnell nach Beweisvernichtung aus — unabhängig von der Absicht dahinter.

Schweizer Gerichte würdigen Beweise frei. Eine Partei, die ein Dokument offensichtlich einmal besass und es nicht mehr vorlegen kann — erst recht eines, das nach Ausbruch des Streits gelöscht wurde —, lädt das Gericht ein, eigene Schlüsse zu ziehen. In regulierten Branchen und überall dort, wo Strafrecht ins Spiel kommen kann, reichen die Folgen deutlich weiter als eine ungünstige Beweiswürdigung. Der Auslöser ist nicht die Klage. Es ist die Absehbarkeit.

Was jetzt alles Beweismittel ist

Die ehrliche Antwort: mehr, als die meisten Führungskräfte annehmen.

  • Chatnachrichten, intern wie extern. Teams- und Slack-Threads — und der WhatsApp-Verlauf mit dem Projektleiter der Gegenseite — sind oft das offenherzigste Protokoll dessen, was wirklich geschah.
  • E-Mails, einschliesslich Entwürfen, Weiterleitungen und jenen, auf die niemand stolz ist.
  • Dokumentversionen und Metadaten. Im Vertragsstreit kann die Verhandlungsgeschichte einer Klausel so wichtig sein wie der unterschriebene Text.
  • Backups und Archive, bevor sie im normalen Zyklus überschrieben werden.
  • Der unglamouröse Rest: Kalender, Telefonnotizen, Support-Tickets, CRM-Einträge, Systemlogs.

Zu Beginn eines Streits kennen Sie die Argumentation der Gegenseite noch nicht — also wissen Sie auch nicht, was relevant sein wird. Sichern Sie breit; über Relevanz lässt sich später streiten.

Wen Sie anweisen — und wie

Eine Sicherungsanweisung ist nur so gut wie ihre Verteilung. In der Praxis decken fünf Schritte die meisten Situationen ab:

  • Identifizieren Sie die Schlüsselpersonen: alle, die mit der Gegenpartei oder dem strittigen Projekt zu tun hatten — auch Assistenzen, Nachfolger in der Funktion und ausgetretene Mitarbeitende, deren Konten noch bestehen.
  • Weisen Sie die IT ausdrücklich an. Automatische Löschregeln, Aufbewahrungsfenster und Backup-Rotation pausieren nicht von selbst; jemand muss sie für die betroffenen Personen und Systeme aussetzen.
  • Halten Sie die Anweisung schriftlich und in einfacher Sprache fest: worum es geht, welche Themen und welcher ungefähre Zeitraum betroffen sind — und ein unmissverständlicher Satz: nicht löschen, nicht aufräumen, keine Ordner «bereinigen».
  • Denken Sie an Geräte, nicht nur an Server: Mobiltelefone mit Messaging-Apps, Laptops sowie private Konten, über die geschäftlich kommuniziert wurde.
  • Erneuern Sie die Anweisung. Beweissicherung erodiert, weil Menschen vergessen und neue dazukommen. Ein Streit über Jahre braucht die Anweisung mehrfach.

Was Sie unterlassen sollten

Selektives Aufräumen ist schlimmer als gar keine Sicherung. Unvorteilhafte Nachrichten löschen und günstige behalten — das ist das Verhalten, das Gerichte am härtesten sanktionieren. Und es fliegt regelmässig auf, weil die Gegenseite das andere Ende des Chatverlaufs besitzt.

Ebenso schädlich ist das Produzieren neuer Beweise: spekulative schriftliche Schuldzuweisungen («das war wohl unser Fehler»), in der Hitze des Moments per E-Mail verteilt. Fakten gehören in die Akte; die offene rechtliche Einschätzung gehört zu Ihrem Rechtsbeistand, nicht in den Verteiler.

Ein Reflex, kein Projekt

Nichts davon erfordert eine Prozessabteilung. Es erfordert eine Gewohnheit: Zeichnet sich ein Streit ab, übernimmt eine Person die Verantwortung, versendet noch in derselben Woche die schriftliche Anweisung und lässt sich von der IT bestätigen, dass die Systeme tatsächlich aufgehört haben zu löschen. Ein einseitiges Playbook, in ruhigen Zeiten beschlossen, genügt.

Ob und wie weit Beweissicherung im Einzelfall geboten ist, hängt von den Umständen ab — diese Einschätzung lohnt sich früh und mit Beratung. Wir treffen sie mit unseren Klienten in den ersten Tagen eines Streits, solange sich die Aktenlage noch retten lässt. Wenn eine Geschäftsbeziehung bei Ihnen gerade zu kippen beginnt, ist das ein guter Moment für ein Gespräch.