Wann Sie dieses Schreiben verwenden
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag nach Schweizer Recht kann von beiden Seiten ohne besonderen Grund gekündigt werden; diese Freiheit ist der Ausgangspunkt von Art. 335 OR. Diese Vorlage ist die Arbeitgeberseite davon: ein Schreiben für die ordentliche Kündigung, das die Kündigungsfrist einhält, den Endtermin nennt und Ferien, Schlussabrechnung und Arbeitszeugnis auf derselben Seite regelt.
Sie taugt nur für die ordentliche Kündigung. Die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund ist ein anderes Instrument mit deutlich strengeren Voraussetzungen, und das eine als das andere zu verkleiden schafft genau den Streit, den das Schreiben vermeiden soll. Sie ist auch kein Aufhebungsvertrag: Wer das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen beendet, braucht ein verhandeltes Dokument mit eigenen Regeln.
Der Zeitpunkt ist die Falle
Das Schreiben ist der einfache Teil; die meisten Kündigungen, die schiefgehen, scheitern am Zeitpunkt. Nach der Probezeit schützt das Gesetz Mitarbeitende während bestimmter Zeiten vor einer Kündigung: bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder Unfall, während der Schwangerschaft und der Zeit nach der Niederkunft sowie unter anderem während des obligatorischen Dienstes. Eine Kündigung während einer solchen Sperrfrist ist nichtig und muss wiederholt werden; eine vorher ausgesprochene Kündigung wird unterbrochen, und der Endtermin verschiebt sich. Die Dauer des Schutzes ist nach Dienstjahren abgestuft. Prüfen Sie also den konkreten Fall, statt einer Faustregel zu vertrauen.
Die zweite Falle ist der Grund. Es braucht keinen, aber gewisse Gründe sind missbräuchlich: Wer kündigt, weil die mitarbeitende Person in guten Treuen Ansprüche geltend gemacht hat, oder wegen einer persönlichen Eigenschaft, riskiert nach Art. 336 OR eine Entschädigung, obwohl die Kündigung gültig bleibt. Folgt das Schreiben auf einen Konflikt oder eine Beschwerde, verdient dieser Kontext vor dem Versand einen harten Blick.
Der Zugang entscheidet über das Datum
Eine Kündigung wirkt, wenn sie bei der mitarbeitenden Person eintrifft, nicht wenn Sie sie aufgeben. Am Monatsende kann dieser Unterschied den Endtermin um einen ganzen Monat verschieben. Das Einschreiben liefert den Beweis; die persönliche Übergabe gegen unterschriebene Kopie liefert Gewissheit.
Auch das Wie zählt. Die Pflicht der Arbeitgeberin, die Persönlichkeit der Mitarbeitenden zu schützen (Art. 328 OR), erstreckt sich auf die Art der Kündigung: Überbringen Sie sie unter vier Augen, und lassen Sie das Schreiben, nicht das Gespräch, die Formalitäten tragen.
Begründung: vorbereitet, nicht mitgeliefert
Das Schreiben nennt bewusst keine Gründe. Verlangt die mitarbeitende Person eine Begründung, müssen Sie sie schriftlich abgeben; auch diese Pflicht steht in Art. 335 OR. Formulieren Sie diese Begründung, bevor Sie kündigen, halten Sie sie sachlich, und stellen Sie sicher, dass sie mit dem übereinstimmt, was Sie in einem Streit sagen würden. Nachgeschobene Begründungen sind der klassische Weg, wie aus einer vertretbaren Kündigung eine teure wird.
Das Schreiben im Einzelnen
Das Dokument schliesst mit einem Anhang von Prüfpunkten (Sperrfristen, Begründung, Zustellung, Missbräuchlichkeit), den Sie vor dem Versand löschen. Das Schreiben selbst hat fünf tragende Teile.
Kündigungsfrist und Endtermin
Das Schreiben nennt die Kündigungsfrist und den konkreten Endtermin. Die Frist ergibt sich aus dem Vertrag oder, wenn dieser schweigt, aus der gesetzlichen Abstufung von Art. 335c OR, die mit den Dienstjahren wächst und auf ein Monatsende läuft. Berechnen Sie den Endtermin ab Zugang, und nennen Sie Frist und Datum: Wer nur eines nennt, lädt zum Streit über das andere ein.
Ferien und Zeitguthaben
Restliche Ferien werden, soweit betrieblich möglich, während der Kündigungsfrist bezogen; was nicht bezogen werden kann, wird mit dem letzten Lohn ausbezahlt. Sagen Sie, was gelten soll, und planen Sie früh. Ob Mitarbeitende neben der Stellensuche realistisch Ferien beziehen konnten, ist ein Klassiker unter den Streitigkeiten am Ende des Arbeitsverhältnisses.
Schlussabrechnung
Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Forderungen daraus fällig, im Rahmen von Art. 339 OR. Das Schreiben kündigt die Schlussabrechnung mit der letzten Lohnzahlung an: pro rata dreizehnter Monatslohn, Provisionen, Spesensaldo. Die Ankündigung zwingt Sie, die Abrechnung zu erstellen, und genau das ist der Zweck.
Arbeitszeugnis
Die mitarbeitende Person hat Anspruch auf ein Vollzeugnis oder, auf Wunsch, auf eine blosse Arbeitsbestätigung (Art. 330a OR). Das Schreiben bietet es von sich aus an. Halten Sie bis zum letzten Arbeitstag einen Entwurf bereit; ein Zeugnis, das Monate später eintrifft, ist eine Botschaft für sich.
Rückgabe und Kontaktperson
Das Schreiben verlangt das Firmeneigentum bis zum letzten Arbeitstag zurück und nennt eine Ansprechperson für Fragen. Beides ist Logistik, und beides verhindert das Ausfransen: Ein Laptop, dem man sechs Wochen später nachrennt, und drei Personen mit drei Antworten zur Schlussabrechnung sind der Weg, auf dem ein sauberer Abgang bitter wird.